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Home office: o que é e como implementar na sua empresa?


O que é home office?

O home office ou escritório em casa — também chamado de trabalho remoto, trabalho à distância ou teletrabalho — é uma tendência mundial que a cada ano ganha mais adeptos. Basicamente, trata-se de permitir que o colaborador trabalhe de qualquer lugar, desde que disponha de algumas ferramentas, como telefone e um computador com conexão à internet.


Uma pesquisa da Sociedade Brasileira de Teletrabalho e Teleatividades revela que 45% das empresas participantes têm colaboradores que trabalham em casa. Outros 15% estão avaliando a implantação dessa modalidade.


A prática está ganhando mais adeptos, com anuência das empresas que encontram na adoção de home office a possibilidade de reduzir o estresse das equipes e aumentar a produtividade dos colaboradores. De acordo com a Evolking Workforce, 54% dos brasileiros acreditam ser mais produtivos trabalhando no próprio domicílio.


Um exemplo são os números divulgados pelo maior banco privado do Brasil, o Itaú. Na empresa, cinco mil colaboradores fazem home office até duas vezes por semana. A modalidade alcançou nota 89 na pesquisa de satisfação e 90% de aprovação dos gestores em relação ao desempenho dos times que trabalham remotamente.


Mas quais as vantagens do home office para os colaboradores e para as empresas? De acordo com um estudo desenvolvido na Universidade de Stanford, na Califórnia, os benefícios puderam ser comprovados a partir da observação em uma agência de viagens.


Pelo experimento, Nicholas Bloom, coordenador da pesquisa, verificou que a produtividade dos colaboradores aumentou em 13% e eles se mostraram mais satisfeitos, além de fazerem menos pausas durante o expediente. Bloom também verificou que os trabalhadores adoeceram menos e proporcionaram 50% de economia para a empresa, se comparados aos funcionários que continuaram trabalhando no escritório.


Além disso, com o home office as organizações também saem ganhando. Uma outra pesquisa — esta desenvolvida pelo site Indeed — aponta benefícios e vantagens para as empresas ao permitirem o trabalho remoto, por exemplo:


  • redução da taxa de turnover em 52%;

  • economia de 50% em custos operacionais;

  • redução de 31% nos custos com benefícios;

  • aumento do engajamento em 57%;

  • redução de 50% na taxa de absenteísmo.

Na prática, as organizações ainda registram vantagens, como a retenção de talentos, pois o home office é visto como um benefício oferecido ao colaborador pela empresa.


O que é co-working?


Assim como o home office, o co-working também é uma tendência mundial no universo trabalhista. Essa modalidade vem crescendo ano a ano e ganhando muitos adeptos ao redor do mundo.


Mas enquanto o teletrabalho tem como principal característica o isolamento, já que o profissional atua sozinho de forma remota, o co-working propõe um modelo de trabalho onde os profissionais compartilham o mesmo ambiente de forma presencial.


Dessa forma, essa modalidade incentiva o compartilhamento de ideias e a colaboração, permitindo ao profissional estabelecer ou aumentar a sua rede de contatos (network). Uma característica do co-working é que ele reúne, no mesmo espaço, pessoas com profissões e perfis diferentes.


Isso porque esses ambientes compartilhados, conhecidos como “Espaços de Co-working” podem agregar, simultaneamente, profissionais de áreas distintas e ligados a diferentes empresas.


De certo modo, um co-working funciona como um escritório físico, fora das dependências de uma empresa. Ainda, pode ser entendido como um local ou companhia que reúne a estrutura necessária para abrigar profissionais de outras organizações.


Vale destacar que existem co-workings pagos ou gratuitos, basta pesquisar e, com certeza, você encontrará um espaço colaborativo onde poderá desenvolver seus projetos, trabalhar, conhecer outros profissionais e até firmar parcerias.


O site Global Coworking Map traz a descrição completa de mais de dois mil espaços compartilhados em mais de 900 cidades ao redor do mundo.


Por que o trabalho em home office?


A situação de pandemia ocasionada pela Covid-19 está reformulando hábitos e rotinas. O isolamento recomendado pela Organização Mundial de Saúde (OMS) fez com que muitas empresas liberassem seus colaboradores para trabalhar a partir de casa.


Nessa hora, o trabalho remoto possibilita que as pessoas fiquem resguardadas em casa, evitando se expor aos riscos de contágio ao Coronavírus. Por isso, o home office deve se intensificar, mesmo após a pandemia.


Isso mesmo! Apesar da implantação de home office ser compulsória, é provável que essa modalidade de trabalho cresça cerca de 30% nos próximos meses. Essa é a opinião do professor da Fundação Getúlio Vargas (FGV), André Miceli.


Segundo Miceli, a prática do home office é “um caminho sem volta” e apresenta diversas vantagens para além da saúde: menos tráfego nas ruas, menor sobrecarga no transporte público, menos poluição e mais qualidade de vida para as pessoas.


Como implementar o home office na empresa em 3 passos?


A primeira pergunta a ser respondida sobre o home office é: quem são os profissionais que podem atuar nessa modalidade? Em tese, qualquer colaborador pode contar com esse benefício, desde que consiga operar sua função por meio de um computador.

Caso o funcionário interaja com máquinas de grande porte ou efetue trabalhos que não podem ser automatizados ou suportados pela tecnologia, temos um importante fator limitante para a realização do trabalho remoto.


Para conseguir garantir a produtividade, a melhor dica é estabelecer uma comunicação direta e frequente entre gestores e geridos. Por meio dessa conversa será possível monitorar o comportamento dos colaboradores e suas entregas enquanto atuam em home office.


Existem diversos motivos que podem levar um colaborador a solicitar o trabalho remoto em determinado dia: cuidar dos filhos, fazer uma viagem, receber alguma encomenda etc. Os motivos podem ser pessoais ou não, logo, a política estabelecida pela empresa deve definir quais são as condições em que essa modalidade será permitida.

1. Fortaleça o empoderamento na cultura organizacional

A autonomia é um fator primordial para que o home office consiga ser positivo na empresa. Isso significa incentivar a formação de profissionais com autonomia para conseguirem resolver as questões do cotidiano de trabalho independentemente.


Entretanto, não quer dizer que o trabalho em equipe deverá ser desvalorizado, pelo contrário. A autonomia fortalecida nos colaboradores os deixará preparados para solucionar os desafios, seja individual ou coletivamente.


Logo, essa questão precisa aparecer dentro da cultura organizacional, ou seja, quanto mais institucionalizado como um valor da empresa, melhor. Dessa forma, a organização mostrará para seus colaboradores que incentiva a postura proativa e dedicada, seja trabalhando no escritório ou em qualquer lugar.

2. Estabeleça regras para permitir o trabalho remoto

Outro ponto importante é conseguir estabelecer diretrizes para o trabalho em home office: quais serão os cenários que serão permitidos? Por quais canais o colaborador precisará oficializar o pedido? Quantas vezes por semana ele poderá fazer o trabalho remoto?


O fato de inserir regras mostrará para os colaboradores que, mesmo remoto, o trabalho segue sendo um compromisso sério e firmado com a organização. Dessa forma, as diretrizes em relação à jornada de trabalho continuam sendo necessárias.

3. Mantenha uma plataforma de comunicação interna

A comunicação interna é o pilar principal para conseguir garantir que o home office esteja sendo seguido corretamente. Independente da plataforma (Skype, Slack, Hangouts) é fundamental que todos os colaboradores estejam on-line e disponíveis.


Dessa forma, é possível manter o diálogo diário e o contato entre os times. Então, os gestores podem combinar horários para fazer one-on-one com os colaboradores e solicitar o envio de relatórios ao final de cada expediente.

Como funciona o trabalho remotamente?

O home office funciona quando um colaborador realiza suas atividades laborais fora da empresa, em um local escolhido por ele, que pode ser a própria residência ou um lugar público, como uma cafeteria, uma biblioteca ou qualquer outro escolhido.


O mais importante é que a empresa dê ao colaborador condições e infraestrutura necessárias para a realização das tarefas. Isso inclui ferramentas de trabalho (computador e cadeira ergonômica, por exemplo) e de comunicação (internet de qualidade e ambientes virtuais para reuniões).


Além disso, outras questões práticas devem ser providenciadas pelo colaborador, como um ambiente tranquilo e organizado para trabalhar sem interrupções ou distrações.

E como a legislação brasileira entende o home office? De acordo com a Lei 13.467, o trabalho remoto funciona da mesma forma que o estabelecido na Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), ou seja, o colaborador deve cumprir 44 horas semanais e a empresa tem que controlar as horas extras e garantir os benefícios previstos. A produtividade do colaborador é o que vai ditar o controle da jornada.


É importante destacar que o home office pode ser dividido em duas submodalidades, como veremos a seguir.

O trabalho 100% remoto

O colaborador trabalha fora do escritório e não precisa comparecer na empresa, nem eventualmente. Nesse caso, as reuniões são realizadas pela internet, em ambientes virtuais.

Home office híbrido

Essa modalidade mescla trabalho remoto e presencial. Assim, a empresa e o colaborador estabelecem alguns dias da semana para realizarem encontros na sede ou no escritório.

Quais as características para o home office?

Para a realização do home office existe um conjunto de características que podem facilitar a adaptação de um colaborador a esse tipo de trabalho. Nesse caso, o gestor tem a função de reconhecer quem tem esses traços para que, dessa forma, ele seja capaz de otimizar a produtividade.

Independência

Em primeiro lugar, é importante descobrir se existem traços de independência nos colaboradores que trabalharão em casa. Uma vez fora do escritório, o resultado adquirido com um trabalho fica totalmente à mercê de quem o realiza.

Dessa forma, um profissional incapaz de exercer trabalhos com autonomia e liberdade terá grandes dificuldades para manter a sua produtividade no modo home office. Entenda que existem pessoas que simplesmente produzem mais trabalhando em equipe e, por isso, precisam de uma colaboração constante do time.

Disciplina

Além da independência, quando existe autonomia suficiente para se trabalhar diretamente de casa e estabelecer seus próprios horários, a disciplina se torna um fator duplamente importante. A capacidade de criar uma rotina organizada, estruturar as tarefas, ter comprometimento com as obrigações e objetividade com as demandas é primordial.

Nesse caso, essas características podem ser notadas pelos gestores por meio do comportamento dos colaboradores dentro da própria empresa. Aqueles mais desorganizados terão maiores dificuldades para se adaptar e conseguir manter a produtividade em um modelo home office.

Concentração

Em último lugar, mas não menos importante, vem a concentração. Pode parecer uma característica óbvia e é exatamente por isso que algumas pessoas pensam que não é tão relevante. Entretanto, a aptidão para manter o foco é indispensável quando se está em um ambiente cheio de distrações, como a própria casa.


Problemas domésticos, vizinhos, ambiente inapropriado para trabalho e, até mesmo, um animal de estimação, podem ser motivos de distração. Logo, na hora de pensar em quais colaboradores têm condições de manter a produtividade dentro de casa, é interessante começar observando se eles são capazes de se concentrar em um ambiente como esse.


Ainda, é importante entender que essas características não são fatores para exclusão, mas sim aspectos importantes que devem ser analisados e considerados antes das tomadas de decisão.


Por fim, existem os perfis comportamentais, dentre os quais há os mais distraídos, porém, independentes, os que necessitam de maior interação social para produzir, os que precisam de cobrança externa para manter o foco etc. Enfim, são diversas as possibilidades.


Quais as vantagens de se aplicar o home office?

Em uma situação extrema como a que estamos vivendo, o home office tem se mostrado uma alternativa viável para evitar o contágio em meio à pandemia da Covid-19. Hoje, as empresas já compreenderam que há muitas vantagens com o trabalho remoto.

Para o profissional:

  • mais flexibilidade para conduzir projetos;

  • maior autonomia;

  • colaboradores mais felizes e produtivos;

  • trabalho mais focado e sem interferências externas;

  • melhor gestão do tempo;

  • redução de custos de deslocamento e vestimentas;

  • possibilidade de ter mais tempo junto à família;